Por
ADRIANO CRESPO PERAZZETTA
CARLOS EDUARDO PESSOA
LEANDRO LUCO BARRETO
O gerenciamento do tempo
Atualmente, para garantir um bom planejamento e gerenciamento de um projeto,
temos que levar muito em conta o tempo. Muitos projetos se remetem ao fracasso e ao cancelamento devido a um mau gerenciamento de seu cronograma. Atrasos e imprevistos são acontecimentos que nem sempre podemos prever. Desta forma, como gerenciar de uma forma correta um imprevisto ou, em caso extremo, uma fatalidade?
Criatividade, dedicação, jogo de cintura e uma excelente negociação são alguns
exemplos. É o que veremos neste exemplo real.
Um Case real
Em 1978, Fred Jordan, gerente de projeto de uma grande empresa de construção,
estava gerenciando um grande projeto no Brasil. Para que o projeto fosse bem
sucedido, seria necessário a importação de uma máquina específica, fabricada apenas na Alemanha.
Esta máquina demora, entre fabricação, transporte náutico e entrada na alfândega brasileira, em torno de 9 meses para chegar. Com grande experiência em gerenciamento de projetos, Fred Jordan fez o pedido da máquina 15 meses antes do prazo estipulado, montando seu cronograma com um grande período de folga, caso
houvesse algum atraso em algum ponto no processo. Outro fator que fez Fred Jordan garantir essa folga era que, para cada dia de atraso na entrega da máquina, haveria uma multa de R$ 300.000,00.
Mas, o que Fred Jordan não considerava era justamente o imprevisto, a fatalidade.
Poucos dias antes do navio com a máquina atracar no porto em Porto Seguro, houve um incêndio onde tudo que estava no navio foi destruído, inclusive a máquina. Neste momento, o prazo para a entrega da máquina era de apenas 6 meses. A possibilidade de solicitar a fabricação de uma nova máquina era totalmente inviável, devido ao tempo necessário para a construção e entrega.
Fred Jordan teve que utilizar todo seu conhecimento em gerenciamento de projeto para solucionar esse imprevisto. O que fazer? Antes de mais nada, criatividade. Pensar nas alternativas possíveis ou criar novas alternativas. Assim, Fred Jordan procurou o fornecedor da máquina para verificar a existência de alguma máquina reserva. Não havia nenhuma disponível, apenas outras que estavam no meio da fabricação, mas comprometidas para outros clientes deste fornecedor. Com um pensamento rápido e muito jogo se cintura, Fred Jordan entrou em contato com um outro cliente, indicado pelo fornecedor, para tentar conseguir a liberação de sua máquina.
O segundo passo que Fred Jordan fez foi usar seu poder de negociação. Iniciou uma negociação com seu fornecedor e com o outro cliente para viabilizar a entrega de uma nova máquina, devido à fatalidade ocorrida. Com sua grande experiência, conseguiu convencer o outro cliente a lhe ceder sua máquina, já que este não estava com tanta pressa. Fred Jordan também negociou, com o fornecedor, o pagamento de mão de obra extra, para apressar o término da finalização desta nova máquina.
Para conseguir entregar a máquina a tempo, foi contratado um Frete aéreo. Em 5
meses, ou seja, com 1 mês ainda de folga, a nova máquina já estava em solo brasileiro. Mas um novo problema ocorreu. Toda a documentação de importação considerava que a máquina chegaria ao Brasil por navio. Com essa divergência de documentação, a alfândega não estava liberando a retirada da máquina.
Fred Jordan novamente teve que usar de sua dedicação e poder de negociação para conseguir a liberação da máquina na alfândega. Foram 28 dias de muita conversa e explicações, até que conseguiu a liberação. Dois dias depois, exatamente no dia limite para a entrega, a máquina estava no local estipulado, sem a necessidade de pagamento de multas por atraso.
Esse foi um exemplo de como um gerenciamento de tempo, considerando os riscos, tendo uma margem de folga para imprevistos e saber lidar com a adversidade, sem perder o controle da situação, é muito importante para o sucesso do projeto.
Fred Jordan conseguiu cumprir seus objetivos, sabendo gerenciar e controlar seu cronograma, de forma hábil, para superar esse grande problema.
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ADRIANO CRESPO PERAZZETTA,
CARLOS EDUARDO PESSOA,
LEANDRO LUCO BARRETO, São estudantes da turma 67PMI do Curso de MBA em gerenciamento de projetos da FIAP (Faculdade de Informática e Administração Paulista) em São Paulo. |
